Orlof er ekki bara frí

Inngangur: Frídagur verslunarmanna á sér langa og merkilega sögu. Dagurinn minnir okkur ekki aðeins á mikilvægi hvíldar, heldur einnig á ábyrgð fyrirtækja þegar kemur að orlofi, launaútreikningum og orlofsskuldbindingum.

Frídagur verslunarmanna var fyrst haldinn árið 1894, þegar starfsfólki verslana í Reykjavík var gefinn sérstakur frídagur til að gera sér dagamun. Á þeim tíma var sumarfrí launafólks langt frá því að vera sjálfsagður hluti vinnumarkaðarins.

Síðan hefur mikið breyst. Fyrsti mánudagur í ágúst er nú lögbundinn frídagur og verslunarmannahelgin ein stærsta ferðahelgi landsins. Þótt dagurinn beri enn nafn verslunarmanna hefur hann því fyrir löngu öðlast mun víðtækari merkingu.

Dagurinn er jafnframt góð áminning um að orlof er mikilvægur hluti heilbrigðs vinnuumhverfis og sjálfbærs reksturs. Fyrir fyrirtæki snýst orlof þó ekki eingöngu um að starfsfólk fái verðskuldaða hvíld. Það þarf einnig að tryggja rétt utanumhald, rétta útreikninga og góða yfirsýn yfir þær fjárhagslegu skuldbindingar sem fylgja áunnum réttindum starfsfólks.

Orlof er réttur, ekki aðeins tala í launakerfi

Samkvæmt orlofslögum á starfsfólk rétt á að lágmarki tveimur orlofsdögum fyrir hvern unninn mánuð á orlofsárinu. Það samsvarar 24 orlofsdögum fyrir fullt orlofsár, sem stendur frá 1. maí til 30. apríl. Lögbundið lágmark orlofslauna er 10,17% af heildarlaunum.

Í kjarasamningum á almennum vinnumarkaði var hins vegar samið um aukinn orlofsrétt frá 1. maí 2024, vegna orlofs sem kom til töku frá 1. maí 2025. Starfsfólk sem hefur náð 22 ára aldri og starfað í sex mánuði hjá sama fyrirtæki á samkvæmt helstu kjarasamningum rétt á 25 orlofsdögum og 10,64% orlofslaunum. Sambærilegur réttur getur einnig stofnast að uppfylltum öðrum skilyrðum viðkomandi kjarasamnings.

Fyrir stóran hluta starfsfólks á almennum vinnumarkaði er 10,64% því orðið það hlutfall sem gildir í reynd, þótt lögbundna grunnprósentan sé enn 10,17%. Enn meiri réttur getur síðan stofnast með lengri starfsaldri. Fyrirtæki þurfa því að þekkja hvaða kjarasamningur gildir um hvert starf og tryggja að orlofsdagar og orlofslaun séu reiknuð samkvæmt honum.

Atvinnurekandi ákveður hvenær orlof er veitt í samráði við starfsfólk og skal taka tillit til óska þess eins og unnt er vegna starfseminnar. Almennt skal tilkynna um orlofstöku í síðasta lagi einum mánuði áður en orlof hefst, nema sérstakar ástæður komi í veg fyrir það.

Helgidagar og aðrir samningsbundnir frídagar teljast ekki til orlofsdaga. Ef slíkur dagur fellur innan orlofstímabils starfsfólks á hann því ekki að ganga á áunnið orlof.

Hvers vegna geta orlofsútreikningar orðið flóknir?

Á bak við einfalt orlofshlutfall geta leynst ólík starfshlutföll, breytilegur vinnutími, vaktakerfi og mismunandi kjarasamningar. Starfsfólk getur einnig skipt um starfshlutfall eða launakjör á orlofsárinu, fengið bónusa, farið í fæðingarorlof, námsleyfi, launalaust leyfi og yfirvinnugreiðslur eða látið af störfum áður en allt áunnið orlof hefur verið tekið.

Meðal atriða sem fyrirtæki þurfa að halda vel utan um eru:

• Áunnir og teknir orlofsdagar

• Rétt orlofslaunahlutfall samkvæmt lögum og kjarasamningi

• Orlofslaun af yfirvinnu, bónusum og öðrum viðbótargreiðslum

• Breytingar á starfshlutfalli eða launakjörum

• Veikindi sem koma upp fyrir eða á meðan á orlofi stendur

• Uppgjör ótekins orlofs og orlofslauna við starfslok

• Helgidagar og aðrir frídagar sem falla innan orlofstímabils

Mistök geta auðveldlega safnast upp ef skráning, launavinnsla og bókhald tala ekki saman. Þess vegna skiptir máli að ferlar séu skýrir, ábyrgð skilgreind og upplýsingar yfirfarnar reglulega.

Orlofsskuldbinding er hluti af fjárhagslegri stöðu fyrirtækisins

Fyrir fyrirtæki er orlofsskuldbinding sú fjárhagslega skuldbinding sem hefur myndast vegna áunninna orlofsréttinda starfsfólks. Hún er því ekki eingöngu mannauðsmál, heldur einnig hluti af rekstrarlegri og fjárhagslegri yfirsýn.

Ef starfsfólk tekur lítið orlof getur skuldbindingin vaxið hratt. Þegar margir taka síðan orlof á sama tíma getur það haft áhrif á mönnun, yfirvinnu, afleysingakostnað og lausafjárþörf fyrirtækisins. Uppsafnaður réttur getur einnig orðið að verulegri greiðslu við starfslok.

Góð yfirsýn yfir orlofsskuldbindingu hjálpar stjórnendum að:

• Áætla launakostnað og lausafjárþörf

• Skipuleggja mönnun og afleysingar

• Koma í veg fyrir að ótekið orlof safnist óeðlilega upp

• Tryggja rétt uppgjör við starfsfólk

• Draga úr hættu á óvæntum kostnaði eða ágreiningi

Það er því skynsamlegt að yfirfara orlofsstöðu og orlofsskuldbindingu reglulega yfir árið, en ekki aðeins þegar sumarfrí hefjast eða starfsmaður lætur af störfum.

Orlofsskuldbinding getur skipt máli við sölu fyrirtækja

Orlofsstaða starfsfólks er einnig mikilvægt atriði þegar fyrirtæki er selt. Við áreiðanleikakönnun vill kaupandi yfirleitt fá skýra mynd af áunnum og óteknum orlofsdögum, orlofslaunum og því hvort skuldbindingin sé rétt skráð í bókhaldi og uppgjöri félagsins.

Við hlutabréfakaup verður orlofsskuldbindingin áfram inni í félaginu og getur því haft áhrif á verðmat þess og endanlegt kaupverð. Við kaup á rekstri eða einstökum rekstrareiningum getur farið eftir uppbyggingu viðskiptanna og reglum um aðilaskipti hvort og hvernig réttindi og skyldur gagnvart starfsfólki flytjast til kaupanda. Mikilvægt er að greina þetta sérstaklega og kveða skýrt á um ábyrgð aðila í kaupsamningi.

Mikil uppsöfnun ótekins orlofs getur verið óheillavænleg, jafnvel þótt skuldbindingin sé rétt reiknuð. Hún getur meðal annars bent til þess að:

• Starfsfólk hafi ekki haft raunhæft svigrúm til að taka orlof

• Mönnun sé of lítil eða vinnuálag viðvarandi of mikið

• Reksturinn sé of háður einstökum lykilstarfsmönnum

• Ferlar við skráningu og samþykki orlofs séu ekki nægilega skýrir

• Kostnaður eða truflun geti komið fram síðar þegar orlofið er tekið eða gert upp

  
  

Fyrir kaupanda getur þetta því verið bæði fjárhagsleg skuldbinding og viðvörunarmerki um rekstraráhættu. Fyrir seljanda getur óskýr eða óvenjulega há orlofsskuldbinding kallað á frekari skýringar, áhrif á kaupverð eða sérstök ákvæði í kaupsamningi.

Markmiðið á þó ekki að vera að skerða réttindi starfsfólks eða þrýsta á fólk að afsala sér áunnu orlofi. Heilbrigðari leið er að tryggja að starfsfólk geti tekið orlof reglulega, að réttindin séu rétt skráð og að skuldbindingin sé sýnileg í fjárhagslegri yfirsýn fyrirtækisins.

Fyrirtæki sem undirbúa sölu ættu því að fara tímanlega yfir orlofsstöðu starfsfólks, stemma hana af við launakerfi og bókhald og kanna hvort óeðlileg uppsöfnun hafi myndast. Slíkur undirbúningur eykur gagnsæi, dregur úr óvissu og getur einfaldað viðræður við kaupanda. Þetta vill oft verða útundan hjá stjórnendum.

Gott utanumhald þjónar bæði fólkinu og rekstrinum

Orlof er ekki aðeins kostnaðarliður. Hvíld er forsenda þess að fólk geti haldið einbeitingu, tekið góðar ákvarðanir og sinnt starfi sínu til lengri tíma. Fyrirtæki sem skipuleggja orlof tímanlega og halda rétt utan um réttindi starfsfólks byggja jafnframt upp traust og fyrirsjáanleika.

Á sama tíma þurfa stjórnendur að sjá áhrifin á reksturinn. Rétt skráning, reglulegt uppgjör og góð áætlanagerð gera fyrirtækjum kleift að standa við skuldbindingar sínar án þess að kostnaður eða mönnunarþörf komi á óvart.

Við hjá STRATA Advisory aðstoðum fyrirtæki við að bæta fjárhagslega yfirsýn, greina skuldbindingar og tengja launakostnað og aðrar rekstrarupplýsingar við áætlanagerð og lausafjárstýringu. Við aðstoðum jafnframt eigendur við fjárhagslegan undirbúning söluferlis og áreiðanleikakönnunar, þar sem skýrar upplýsingar um starfsmannatengdar skuldbindingar skipta miklu máli.

Rétt utanumhald skiptir máli, bæði fyrir starfsfólkið og reksturinn.

Við óskum landsmönnum góðrar verslunarmannahelgar og vonum að sem flestir geti notið frídagsins, hlaðið batteríin og átt góðar stundir með sínum nánustu.

Greinin er almenns eðlis. Þegar vafi leikur á um réttindi eða greiðslur samkvæmt tilteknum kjarasamningi er rétt að leita sértækrar ráðgjafar.